Si sente sempre più spesso parlare di conservazione sostitutiva delle fatture, soprattutto nel gergo utilizzato dalle imprese. Ma di cosa si tratta e come funziona la conservazione elettronica delle fatture?
Per conservazione sostituiva si vuole indicare un procedimento, per mezzo informatico, che serve appunto a conservare un determinato documento. In poche parole un documento informatico sottoposto a questa procedura acquisisce validità nel tempo anche dal punto di vista legale.
Ecco perché se ne parla relativamente alle fatture: perché questi documenti, secondo quanto indicato dalla legge, devono essere conservati a lungo nel tempo, e per mezzo della conservazione sostituiva essi possono essere conservati per numerosissimi anni e non perdono valore legale. È da sottolineare anche l’aspetto pratico di questa procedura, in quanto chi vuole consultare le proprie fatture potrà sempre avere una copia digitale delle stesse, senza rischio di perderle.
I vantaggi della conservazione sostituiva delle fatture sono numerosi: si riducono i costi legati all’utilizzo della stampante (non dovendo stampare ogni fattura), è molto più semplice archiviare e organizzare questi documenti senza dover “rubare” spazio in ufficio, e non si perde tempo nel ricercare i documenti.
Per attuare la conservazione sostitutiva delle fatture è necessario seguire determinati passaggi. Innanzitutto bisogna emettere fattura in modalità elettronica (si possono usare determinati programmi, come Easyfatt, che permette di creare un documento equiparabile a quello cartaceo).
Poi bisogna immettere la firma digitale sul documento, e infine bisogna indicizzare la fattura, cioè dotarla di tutti quei dati che sono necessari a poterla catalogare per poi ottenerla velocemente in sede di ricerca. Infine è necessario inserire la fattura nel cosiddetto “lotto di conservazione” nel quale si possono raggruppare, organizzandole, anche più fatture.
È consigliabile mantenere l’ordine cronologico dei documenti per poterli rinvenire, al bisogno, più velocemente.
Il lotto, per terminare l’operazione di conservazione sostitutiva delle fatture, deve essere chiuso con firma elettronica qualificata e con marca temporale, per ottenere la quale bisogna collegarsi a un apposito sistema esterno. Facendo così il documento diventa bloccato, vale a dire i dati contenuti sono fissi e non modificabili come in una fattura vera e propria.