Come si organizza un meeting di successo? Che poi altro non è che la riunione. Tuttavia è per niente banale la sua organizzazione perché il rischio è quello di trasformare un momento produttivo come questo, in qualcosa di estremamente noioso per i dipendenti.
Oggi ti spieghiamo cosa devi fare per organizzare un meeting.
Prima di tutto devi prendere in considerazione, per i meeting di grande portata, l’installazione di supporti audio-visivi, come i proiettori per esempio, ma anche il noleggio led wall. Ti aiutano a trasmettere meglio messaggi e concetti.
Una buona organizzazione permette di non perdere tempo durante le riunioni, le quali si sa, tendono spesso a cadere in questo errore. Di solito lo sbaglio è che, chi le organizza, non pianifica.
Come prima cosa quindi devi pensare al perché stai organizzando una riunione. In pratica, devi stabilire l’obiettivo stesso del meeting. Devi avere un ordine del giorno, decidere cosa i partecipanti hanno da fare o da dire. Ogni persona che partecipa deve avere la possibilità di fare un intervento, di dire la propria opinione. In questo modo tu e gli altri partecipanti non avete modo di vedere il tutto come una perdita di tempo ma finalmente, vedete la riunione come un qualcosa di produttivo dove ognuno può esprimersi liberamente.
Un buon meeting deve anche decidere quali sono i partecipanti. Chi vuoi nella tua riunione? Decidi, manda loro i dettagli del meeting in modo che possono prepararsi su quello che è il loro intervento.
Infine, cosa importantissima, devi decidere qual è il tempo ideale del tuo meeting. C’è chi punta all’essenziale e fa in modo che durino il meno possibile, optando anche al non far sedere i partecipanti. Queste riunioni sono di pochi minuti. Per i meeting più importanti, quelli che devono durare di più, dovete prevedere circa 15-20 minuti per ogni argomento, tempo che aumenta in base al numero dei partecipanti che devono fare il loro intervento.
In linea di massima comunque, il tempo perfetto è un’ora. Ogni tanto a questa regola è possibile trasgredire ma solo quando strettamente necessario!